3.4.4 Kiểm kê
3.4.4.1 Định khoản
1. Phát hiện thừa nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa sau khi kiểm kê:
Ghi nhận các khoản thừa hàng tồn kho khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:
Nợ TK 152, 155, 156
Có TK 3381 (nếu chưa phát hiện được nguyện nhân)
=> Nếu xác định ngay khi kiểm kê số nguyên liệu, vật liệu thừa là của các doanh nghiệp khác khi nhập kho chưa ghi tăng TK 152 thì không ghi vào bên Có tài khoản 338 (3381) mà doanh nghiệp chủ động ghi chép và theo dõi trong hệ thống quản trị và trình bày trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính
Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý
Nợ TK 3381
Có TK liên quan
2. Phát hiện thiếu nguyên vật liệu, hàng hóa sau khi kiểm kê:
Các khoản thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:
Nợ TK 1381 Phải thu khác (trường hợp chưa phát hiện ra nguyên nhân)
Có TK 152, 155, 156
Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý
Nợ TK 111 – Tiền mặt (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ tiền lương của người phạm lỗi)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần giá trị hao hụt, mất mát nguyên liệu, vật liệu còn lại phải tính vào giá vốn hàng bán)
Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).
3.4.4.2 Mô tả nghiệp vụ
Khi có yêu cầu kiểm kê kho từ kế toán trưởng hoặc Ban lãnh đạo công ty, bộ phận kế toán sẽ phát sinh một số hoạt động sau:
Thành lập hội đồng kiểm kê gồm: kế toán kho, thủ kho, kế toán trưởng hoặc Giám đốc.
Kiểm kê hàng hóa thực tế trong từng kho, đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán kho
Nếu có chênh lệch thì tiến hành tìm nguyên nhân xử lý
Trưởng ban kiểm kê sẽ đưa ra quyết định xử lý
Căn cứ và quyết định xử lý, kế toán kho thực hiện lập phiếu nhập kho, hoặc phiếu xuất kho. Đồng thời, hạch toán bút toán chênh lệch thừa, thiếu hàng hóa so với sổ kế toán.
Trường hợp tìm được nguyên nhân và yêu cầu bồi thường thì hạch toán phải thu hoặc phải trả cho đối tượng phải bồi thường. Trường hợp chưa tìm được nguyên nhân thì hạch toán vào tài sản thừa chờ xử lý hoặc tài sản thiếu chờ xử lý
3.4.4.3 Các bước thực hiện
Bước 1: Thành lập hội đồng kiểm kê và lập kế hoạch kiểm kê
Thành lập hội đồng kiểm kê: Hội đồng kiểm kê bao gồm Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng các bộ phận và cá nhân có liên quan.
Lập kế hoạch kiểm kê: gồm các nội dung:
Đối tượng kiểm kê: toàn bộ tài sản, nguồn vốn.
Cách thức thực hiện: kiểm đếm, đối chiếu xác nhận…
Thời gian bắt đầu và hoàn thành.
Đầu mối thực hiện và báo cáo kết quả.
Bước 2: Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho
Sau khi kiểm kê, nếu có chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu trên sổ sách. Kế toán cần thực hiện:
1. Kiểm tra lại số liệu trên sổ sách, nếu có sai sót thì chỉnh sửa lại cho đúng. Các sai sót thường gặp khi hạch toán kế toán hàng tồn kho và cách xử lý :
Ghi nhầm hàng mua đang đi đường vào hàng tồn kho => Sửa lại chứng từ hạch toán vào hàng mua đang đi đường (TK151)
Hàng nhập/xuất kho kỳ sau nhưng ghi vào kỳ này và ngược lại => Sửa lại ngày trên chứng từ cho đúng với kỳ thực tế.
Hạch toán nhầm lẫn giữa các kho => Sửa lại chứng từ, chọn lại đúng kho thực tế.
Hạch toán nhầm lẫn giữa các tài khoản kho => Sửa lại chứng từ, chọn lại tài khoản cho đúng thực tế.
2. Nếu không phát hiện sai sót khi hạch toán kế toán thì ghi nhận kết quả kiểm kê theo một trong các trường hợp sau:
A. Kiểm kê hàng hoá thông thường
Vào phân hệ Kho, chọn Kiểm kê /Thêm.
Chọn kho và mốc thời gian kiểm kê, sau đó nhấn Xác nhận.
Nhập kết quả kiểm kê của các vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch với sổ sách kế toán hoặc bị kém/mất phẩm chất vào bảng kiểm kê.
Tích chọn Kiểm kê giá trị, nếu muốn nhập thêm kết quả kiểm kê theo giá trị tồn thực tế của vật tư, hàng hoá.
Tab Vật tư, hàng hoá cần điều chỉnh:
Chọn vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch, sau đó nhập số lượng, giá trị kiểm kê thực tế (nếu muốn kiểm kê theo giá trị).
Chọn vật tư, hàng hóa bị kém/mất phẩm chất và nhập số lượng vào cột tương ứng
Tab Thành viên tham gia: khai báo thông tin nhân viên tham gia kiểm kê kho.
Tab Kết quả xử lý: Nhập kết luận sau khi thực hiện kiểm kê.
Nhấn Lưu.
B. Kiểm kê hàng hoá theo số lô, hạn sử dụng
Vào phân hệ Kho, chọn Kiểm kê/Thêm.
Chọn kho và mốc thời gian kiểm kê
Tích chọn Chi tiết theo và chọn Số lô, hạn sử dụng.
Nhấn Xác nhận.
Nhập kết quả kiểm kê đối với các vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch vào bảng kiểm kê.
Tích chọn Kiểm kê giá trị, nếu muốn nhập thêm kết quả kiểm kê theo giá trị tồn thực tế của vật tư, hàng hoá.
Tab Vật tư, hàng hoá cần điều chỉnh: chọn vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch và nhập số lượng, giá trị kiểm kê thực tế (nếu muốn kiểm kê theo giá trị)
Tab Thành viên tham gia: khai báo thông tin nhân viên tham gia kiểm kê kho.
Tab Kết quả xử lý: Nhập kết luận sau khi thực hiện kiểm kê.
Nhấn Lưu.
C. Kiểm kê hàng hoá theo mã quy cách
Vào phân hệ Kho, chọn Kiểm kê/Thêm.
Chọn kho và mốc thời gian kiểm kê.
Tích chọn Chi tiết theo và chọn Mã quy cách.
Nhấn Xác nhận.
Nhập kết quả kiểm kê đối với các vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch vào bảng kiểm kê.
Tab Vật tư, hàng hoá cần điều chỉnh: chọn vật tư, hàng hoá có phát sinh chênh lệch và nhập số lượng, giá trị kiểm kê thực tế.
Last updated
