3.3.1 Đề nghị ghi nhận doanh thu

3. Lấy dữ liệu từ BK invoice

Để sử dụng chức năng Kết nối Hóa đơn với Phần mềm Kế toán, người dùng phải sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử của Phần Mềm Bách Khoa.

Các bước thực hiện như sau:

Sau khi xuất hóa đơn điện tử thành công trên phần mềm Hóa đơn Bách Khoa, khi nào người dùng cần lấy dữ liệu hóa đơn sang phần mềm Kế toán thì sẽ thao tác trên phần mềm Kế toán.

Bước 1: Vào Tab Bán hàng/Đề nghị ghi nhận doanh thu/ Tích vào nút Kết nối ngay

Màn hình sẽ hiển thị giao diện đăng nhập vào phần mềm Hóa đơn Bách khoa, người dùng điền thông tin đăng nhập (Tên tài khoản/ Mật khẩu)

Mã số thuế đăng nhập chính là Mã số thuế đăng nhập vào Phần mềm kế toán.

Đúng thông tin đăng nhập Phần mềm sẽ thông báo Kết nối thành công. Và hiển thị thông tin:

Đã kết nối với Hóa đơn Bách Khoa

MST: 0200xxxxxx

Bước 2: Lấy dữ liệu hóa đơn về PM kế toán

Người dùng muốn lấy hóa đơn trong khoảng thời gian nào thì sẽ chọn khoảng thời gian ở phần Kỳ, sau đó tích nút Lấy DL từ BK invoice

Phần mềm sẽ lấy tất cả các hóa đơn trong thời gian đã chọn từ phần mềm Hóa đơn Bách Khoa.

Lưu ý: Phần mềm sẽ lấy về những hóa đơn sau

- Hóa đơn đã được cấp mã

- Hóa đơn gốc, Hóa đơn thay thế, Hóa đơn xóa bỏ. Hóa đơn hủy, Hóa đơn bị thay thế.

- Không lấy Hóa đơn điều chỉnh (với TH này người dùng thực hiện Lập hóa đơn tăng/ giảm/ đc chỉnh thông tin trực tiếp trên phần mềm Kế toán)

Bước 3: Lấy dữ liệu hóa đơn về PM kế toán

Các hóa đơn sau khi lấy về sẽ có Trạng thái ghi nhận là “Chưa hạch toán”

· Để lập chứng từ bán hàng cho các hóa đơn người dùng tích chọn 1 hoặc nhiều hóa đơn sau đó chọn Lập CT bán hàng , chỉ được Lập chứng từ bán hàng cho các hóa đơn có trạng thái Hóa đơn gốc, Hóa đơn thay thế.

Phần mềm sẽ mở ra giao diện Lập chứng từ bán hàng, ở đây người dùng sẽ phải điển các thông tin bổ sung để hoàn thiện cho 1 chứng từ bán hàng.

Các thông tin cần thiết như:

- Phương thức thanh toán: mặc định sẽ là Chưa thanh toán, người dùng có thể chọn sang Thu tiền mặt/ Thu tiền gửi, Với Tiền gửi người dùng khai báo thêm Tài khoản ngân hàng.

- Mã hàng/ Mã khách hàng: là những thông tin bắt buộc, nếu trong hóa đơn điện tử chưa khai báo hoặc có khai báo nhưng mã đó chưa được khai báo trong Phần mềm kế toán thì người dùng phải thêm mới và chọn lại trên CTBH.

- Lập kèm phiếu xuất: tích chọn nếu CTBH kiêm phiếu xuất kho. Với tích chọn này người dùng sẽ phải khai báo thêm các thông tin ở Tab Giá vốn: Kho, Tài khoản kho…

Sau khi lập chứng từ bán hàng xong thì trên bảng kê đề nghị ghi nhận doanh thu, số hóa đơn sẽ chuyển màu xanh, người dùng có thể tích vào để truy xuất chứng từ hóa đơn. Trạng thái ghi nhận chuyển sang Đã hạch toán, người dùng tích vào để truy xuất chứng từ bán hàng.

Hóa đơn gốc và Hóa đơn sau khi lập CT bán hàng sẽ được liệt kê ở danh sách Tab chứng từ bán hàng và Tab Xuất hóa đơn.

· Với hóa đơn bị thay thế, Hóa đơn hủy, Hóa đơn xóa bỏ (Hóa đơn đã xóa nhưng chưa lập thay thế) thì người dùng chọn chức năng Lập hóa đơn

Sau khi Lập xong hóa đơn trên bảng kê đề nghị ghi nhận doanh thu, số hóa đơn sẽ chuyển màu xanh, người dùng có thể tích vào để truy xuất chứng từ hóa đơn.

Hóa đơn sau khi Lập hóa đơn sẽ được liệt kê ở danh sách Tab Xuất hóa đơn.

LƯU Ý

1. Khi Lập CT bán hàng và Lập hóa đơn, người dùng ấn Lưu và PM cảnh báo như sau: Có dữ liệu không hợp lệ. Vui lòng kiểm tra lại. Phần mềm sẽ báo vàng ở những dòng hóa đơn không hợp lệ: chưa khai báo đủ Mã hàng, Mã khách hàng, TK ngân hàng (nếu có)….

Dòng hóa đơn nào báo vàng người dùng tích vào dòng đó và điền bổ sung thông tin theo gợi ý.

2. Hóa đơn trong lần lấy trước đó đang ở trạng thái Hóa đơn gốc và Đã lập chứng từ bán hàng tương ứng (TT ghi nhận Đã hạch toán). Sau đó Hóa đơn đó bị hủy/bị thay thế trên Pm hóa đơn điện tử. Người dùng trong lần lấy sau Lấy DL về thì Hóa đơn đó sẽ đổi trạng thái sang Hóa đơn hủy, Trạng thái ghi nhận của hóa đơn vẫn là Đã hạch toán. Người dùng có thể vào Xóa chứng từ bán hàng đã lập kèm hoặc Sửa đổi CT bán hàng….để phù hợp với tình huống thực tế.