3.1.3 Kiểm kê tiền mặt
Last updated
Last updated
Kiểm kê tiền mặt trong phần mềm kế toán Bách Khoa dùng để kiểm tra so sánh về số tiền tồn trên sổ sách và số tiền tồn quỹ thực tế để đưa ra báo cáo và hướng xử lý.
Để truy cập vào nghiệp vụ kiểm kê tiền mặt, chọn Tiền/Kiểm kê tiền mặt
1. Khi phát hiện quỹ tiền mặt thừa so với sổ sách kế toán:
Ghi nhận các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:
Nợ TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
Có TK 338 Phải trả, phải nộp khác (3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết)
Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý:
Nợ TK 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết
Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112) Có TK 338 Phải trả, phải nộp khác(3388) Có TK 411 Vốn đầu tư của chủ sở hữu (đối với tài sản thừa không xác định được nguyên nhân hoặc không tìm được chủ sở hữu)
2. Khi phát hiện quỹ tiền mặt thiếu so với sổ sách kế toán
Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân:
Nợ TK 138 Phải thu khác (1381)
Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)
Khi tìm ra nguyên nhân và có quyết định xử lý:
Nợ TK 111 Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường) (1111,1112)
Nợ TK 1388 Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Có TK 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý
Định kỳ theo quy định hoặc khi có phát sinh yêu cầu kiểm kê quỹ từ Ban lãnh đạo công ty, sẽ phát sinh một số hoạt động sau :
Thành lập hội đồng kiểm kê gồm: kế toán thanh toán, thủ quỹ, kế toán trưởng hoặc Giám đốc và lập kế hoạch kiểm kê quỹ.
Đếm thực tế số tiền mặt tồn quỹ theo từng loại tiền về mặt số lượng và mệnh giá.
Đối chiếu số dư thực tế kiểm kê với sổ kế toán tiền mặt tại quỹ, nếu có sự chênh lệch thì thực hiện tìm nguyên nhân bằng cách đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt tìm ra những giao dịch thu, chi tiền mặt không khớp giữa 2 sổ.
Sau khi tìm nguyên nhân thì thủ trưởng hoặc kế toán trưởng sẽ ra quyết định xử lý.
Sau khi thực hiện kiểm kê tất cả các tài sản, nguồn vốn khác thì tổng hợp toàn bộ kết quả kiểm kê tài sản, nguồn vốn của Doanh nghiệp (bao gồm kết quả kiểm kê quỹ) vào Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
1. Vào phân hệ Quỹ, chọn Kiểm kê (hoặc vào tab Kiểm kê, nhấn Thêm).
2. Nhập ngày và chọn loại tiền cần kiểm kê, sau đó nhấn Xác nhận.
3. Nhập thông tin kiểm kê tiền thực tế vào bảng kiểm kê.
Tab Thông tin chung: khai báo mục đích và thông tin về biên bản kiểm kê.
Tab Kiểm kê thực tế: khai báo thông tin số lượng tiền mặt tồn thực tế trong quỹ của Thủ quỹ theo từng mệnh giá tiền khác nhau. => Căn cứ vào kết quả được nhập, chương trình sẽ tự động tính ra chênh lệch tồn giữa sổ của Kế toán tiền mặt và tồn trong quỹ của Thủ quỹ.
Tab Thành viên tham gia: khai báo các thành viên tham gia vào hoạt động kiểm kê quỹ (sử dụng chức năng chuột phải để thêm hoặc xoá thông tin về thành viên tham gia).
Tab Kết quả xử lý: khai báo lý do và kết luận sau khi thực hiện kiểm kê.
4. Nhấn Lưu.
1. Chọn chức năng Xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê quỹ.
2. Căn cứ vào thực tế kiểm kê thừa hay thiếu, hệ thống tự động sinh ra Phiếu thu/Phiếu chi tương ứng. Cụ thể:
Trường hợp Số kiểm kê thực tế < Số dư trên sổ kế toán, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu chi để xử lý giá trị thiếu.
Trường hợp Số kiểm kê thực tế > Số dư trên sổ kế toán, hệ thống sẽ tự động sinh ra Phiếu thu để xử lý giá trị thừa.
3. Nhấn Lưu, chương trình tự động tích chọn ô Đã xử lý chênh lệch trên Bảng kiểm kê quỹ/ Kết quả xử lý.
Lưu ý: Khi thực hiện đối chiếu tiền gửi ngân hàng vào cuối kỳ kế toán năm để quyết toán báo cáo tài chính, thì cần thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình Kiểm kê, đối chiếu thực tế.
5. Nhấn để in Bảng kiểm kê quỹ, sau đó chuyển cho các đối tượng có liên quan ký xác nhận và lưu trữ lại theo quy định.
