3.1.1.2.3 Trả tiền nợ cho nhà cung cấp

3.1.1.2.3.1 Định khoản

Nợ TK 331 Phải trả người bán

Có TK 111 Tiền mặt (1111, 1112)‌

3.1.1.2.3.2 Mô tả nghiệp vụ

Khi công ty trả nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt, thường phát sinh các hoạt động sau:

• Căn cứ vào yêu cầu của nhân viên đi trả nợ hoặc công ty (nhà cung cấp) đến đòi nợ, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.

• Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt

• Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ

• Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

=> Nếu công ty trả tiền trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, thì sẽ chỉ phải trả cho nhà cung cấp số tiền sau khi đã trừ chiết khấu thanh toán. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 331/Có TK 515.

3.1.1.2.3.3 Các bước thực hiện

Nghiệp vụ “Trả tiền nợ nhà cung cấp bằng tiền mặt” chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa trả tiền cho nhà cung cấp được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:

• Vào phân hệ Tiền/ Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm/ Chi tiền.

• Chọn lý do nộp là Trả tiền nhà cung cấp.

• Chọn loại tiền thanh toán.

• Chọn nhà cung cấp đã trả nợ và nhập Ngày trả tiền.

• Nhấn Lấy dữ liệu.

• Tích chọn chứng từ công nợ của nhà cung cấp đã trả tiền => Trường hợp không trả hết nợ, thì nhập số tiền đã trả được vào cột Số trả.

Lưu ý: Có thể nhập tổng số tiền công nợ phải trả tại mục Số tiền, khi đó hệ thống sẽ tự động tích chọn các chứng từ công nợ (chứng từ nào phát sinh trước sẽ được tích trước), đồng thời cập nhật thông tin số tiền phải trả vào cột Số trả.

• Sau khi khai báo xong thông tin, chọn Xác nhận. => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Phiếu chi trả tiền nợ cho nhà cung cấp.

• Kiểm tra chứng từ, sau đó nhấn Lưu.

• Chọn chức năng In, Xuất khẩu trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu cần in, xuất khẩu.

Lưu ý:

• Nghiệp vụ “Trả tiền nhà cung cấp” có thể được thực hiện trên phân hệ Mua hàng.

• Nếu trả tiền cho nhà cung cấp bằng bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.

• Sau khi thực hiện trả tiền nhà cung cấp xong, phần mềm sẽ tự động giảm trừ số phải trả cho nhà cung cấp theo từng hóa đơn.

​