3.1.2.2.3 Trả tiền nợ cho nhà cung cấp

3.1.2.2.3.1 Định khoản

Nợ TK 331 Phải trả người bán

Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122)‌

3.1.2.2.3.2 Mô tả nghiệp vụ

Khi công ty chuyển trả nợ cho nhà cung cấp thông qua tài khoản ngân hàng, thường phát sinh các hoạt động sau:

• Căn cứ vào yêu cầu của nhân viên đi mua hàng, cấp trên hoặc do nhà cung cấp đến đòi nợ, kế toán thanh toán sẽ lập Ủy nhiệm chi.

• Chuyển Ủy nhiệm chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.

• Ngân hàng căn cứ vào Ủy nhiệm chi của công ty sẽ chuyển tiền vào tài khoản của nhà cung cấp, đồng thời lập giấy báo Nợ.

• Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ hạch toán, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng.

Lưu ý: Nếu công ty trả tiền trong thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán, thì sẽ chỉ phải trả cho nhà cung cấp số tiền sau khi đã trừ chiết khấu thanh toán. Khi đó kế toán thanh toán hạch toán bổ sung thêm bút toán chiết khấu thanh toán: Nợ TK 331/Có TK 515.

3.1.2.2.3.3 Các bước thực hiện

Nghiệp vụ “Trả tiền nợ nhà cung cấp thông qua chuyển khoản ngân hàng” chỉ thực hiện được khi trên phần mềm đã phát sinh các chứng từ chưa trả tiền cho nhà cung cấp được chọn. Nghiệp vụ này được thực hiện trên phần mềm như sau:

• Vào phân hệ Tiền gửi ngân hàng/ Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm/ Thu, chi tiền

• Chọn lý do chi Trả tiền nhà cung cấp.

• Chọn nhà cung cấp đã trả nợ và nhập Ngày trả tiền.

• Nhấn Lấy dữ liệu.

• Tích chọn chứng từ công nợ của nhà cung cấp đã trả tiền => Trường hợp không trả hết nợ, thì nhập số tiền đã trả được vào cột Số trả.

• Nhấn Xác nhận => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ Ủy nhiệm chi trả tiền nhà cung cấp.

• Kiểm tra chứng từ chi trả tiền cho nhà cung cấp và chọn tài khoản ngân hàng chi tiền.

• Nhấn Lưu.

• Chọn chức năng In, Xuất khẩu trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu cần in, xuất khẩu.

Lưu ý:

• Nghiệp vụ “Trả tiền nhà cung cấp” có thể được thực hiện trên phân hệ Mua hàng

• Nếu trả tiền nhà cung cấp bằng ngoại tệ, thì sau khi Ghi sổ chứng từ phần mềm sẽ tự động hạch toán nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá.

• Khi trả tiền nhà cung cấp xong, phần mềm tự động giảm trừ số phải trả cho nhà cung cấp theo từng hóa đơn.